Le législateur s’intéresse depuis longtemps à la problématique des retards de paiement entre sociétés, en prévoyant notamment des taux d’intérêts importants et des sanctions pour les paiements qui interviennent hors délais. Depuis le 1^er février 2022, les délais de paiement ne peuvent par ailleurs pas excéder 60 jours civils à dater de la réception effective de la facture par le débiteur.

Pour maximiser les chances de récupération, il est évidemment capital que les entreprises mettent en place une politique efficace de recouvrement des impayés.

Quels documents faut-il prévoir pour maximiser les chances de récupération ?

1. La facture doit être claire et complète, et reprendre toute une série de mentions obligatoires, ainsi que renvoyer vers les conditions générales applicables ;
2. Il est indispensable d’avoir des conditions générales correctement rédigées en veillant à leur opposabilité, et qui prévoient notamment les délais de paiement, les sanctions en cas de retard (intérêts et indemnité forfaitaire permettant de couvrir au moins une partie des frais de recouvrement), le Tribunal compétent (ce qui permet d’éviter de courir à l’autre bout de la Belgique pour obtenir un jugement), etc. ;
3. Il faut également disposer de modèles de courriers de rappel et de mises en demeure efficaces, qui montrent que vous suivez le dossier avec beaucoup de sérieux, et que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante si nécessaire. À titre d’exemple, dans le premier rappel, vous pourriez indiquer que les intérêts et l’indemnité forfaitaire seront réclamés en cas de non-paiement.

Quelle politique mettre en place pour maximiser les chances de récupération ?

1. À la date d’échéance de la facture, il est souvent utile d’écrire un premier rappel à son client pour lui indiquer qu’une facture est arrivée à échéance, et lui octroyer un délai complémentaire de quelques jours pour s’exécuter. Un oubli ou une distraction peut être la cause du non-paiement. Il arrive également que l’e-mail se soit simplement glissé dans les indésirables. Il ne sert à rien de se montrer hargneux dans le premier courrier au risque de perdre le client ;
2. Passé ce délai complémentaire, vous pouvez décrocher votre téléphone pour interroger le client. S’il s’engage oralement à payer, écrivez le contenu de la conversation dans un e-mail en fixant le délai de paiement éventuellement convenu ;
3. S’il ne paye toujours pas, vous pouvez adresser une mise en demeure plus formelle à votre client, en précisant qu’à défaut de paiement dans les « X » jours, le dossier sera transmis à votre conseil pour recouvrement judiciaire ;
4. Si la dernière mise en demeure ne produit pas d’effet, communiquez le dossier à votre avocat, qui tentera une ultime mise en demeure, avant d’introduire une procédure judiciaire éventuelle. S’il s’agit d’une facture incontestée, les frais de recouvrement devraient être limités et au moins partiellement couverts par l’indemnité forfaitaire et/ou l’indemnité de procédure. La plupart du temps, un courrier d’avocat permet d’obtenir un paiement et/ou une réaction utile du débiteur.

Bien entendu, chaque secteur a ses particularités et il est important d’adapter la politique de recouvrement aux exigences et usages dudit secteur. Notre cabinet est assidu dans la pratique du recouvrement des factures impayées et peut évidemment vous assister dans la rédaction des documents et la mise en place de votre politique de recouvrement.

S’assurer d’être payé, c’est aussi s’assurer de pouvoir payer ses propres fournisseurs.

Guillaume Stoop

Avocat

guillaume.stoop@moov.law